DeCA 2026: 10 claves del documento obligatorio
DeCA 2026: 10 claves del nuevo documento electrónico obligatorio para el transporte de mercancías
El 5 de octubre de 2026 será una fecha importante para empresas y autónomos dedicados al transporte público de mercancías por carretera.
A partir de ese día, el Documento de Control Administrativo deberá gestionarse obligatoriamente en formato digital en aquellas operaciones de transporte para las que resulte exigible.
Este nuevo sistema se conoce habitualmente como DeCA: Documento electrónico de Control Administrativo.
Fecha clave: 5 de octubre de 2026. Desde ese día, el documento de control administrativo exigible para el transporte público de mercancías por carretera deberá ser necesariamente digital.
Conviene aclarar una cuestión desde el principio: no existe oficialmente una denominada «Ley DeCA». La obligación deriva de la Ley 9/2025, de 3 de diciembre, de Movilidad Sostenible, junto con la normativa específica que regula el documento de control y las características técnicas de los documentos electrónicos utilizados en el transporte por carretera.
Índice: todo lo que debes saber sobre el DeCA 2026
- ¿Qué es el DeCA?
- ¿A quién afecta?
- ¿Qué requisitos deberá cumplir?
- ¿Qué información debe aparecer?
- ¿Qué tendrá que llevar el conductor?
- ¿Qué ocurre si cambia el vehículo?
- ¿Pueden utilizarse otros documentos?
- ¿Durante cuánto tiempo debe conservarse?
- ¿Puede haber sanciones?
- ¿Qué deberían hacer ahora las empresas?
¿Qué es el DeCA?
El Documento de Control Administrativo no es una obligación completamente nueva.
Las empresas de transporte ya estaban obligadas a documentar determinadas operaciones de transporte público de mercancías por carretera.
El cambio fundamental del DeCA 2026 es que, desde el 5 de octubre de 2026, el documento deberá tener un origen digital y cumplir unos requisitos técnicos específicos.
Esto significa que ya no será válido preparar manualmente el documento en papel y posteriormente escanearlo o convertirlo en una imagen.
El DeCA deberá generarse directamente a partir de los datos contenidos en una aplicación informática, creando un fichero electrónico nativamente digital.
¿A quién afecta el DeCA 2026?
La obligación afecta principalmente a los transportes públicos de mercancías por carretera sujetos al Documento de Control Administrativo.
Los dos sujetos principales relacionados con la formalización del documento son:
- El cargador contractual.
- El transportista efectivo.
El cargador contractual es quien contrata directamente el transporte con el transportista que realiza materialmente el servicio.
Por tanto, la obligación no afecta únicamente a empresas propietarias de camiones.
Dependiendo de la forma en la que se contrate el transporte, también puede afectar a:
- fabricantes;
- distribuidores;
- agencias de transporte;
- operadores logísticos;
- transitarios;
- almacenistas-distribuidores;
- otras empresas que contraten directamente servicios de transporte.
Importante: una empresa puede no disponer de un solo camión y, sin embargo, asumir obligaciones relacionadas con el DeCA si actúa como cargador contractual.
¿Qué requisitos deberá cumplir el nuevo DeCA?
El documento deberá generarse antes del inicio efectivo del transporte.
Entre los principales requisitos técnicos establecidos para el DeCA se encuentran:
- Formato PDF.
- Tamaño máximo de 5 MB.
- Generación nativamente digital.
- Inclusión de un código QR.
- Existencia de una URL única y específica asociada a cada documento.
- Descarga directa del PDF mediante dicha URL.
- Registro de la fecha y hora de creación.
- Registro de la fecha y hora de las modificaciones posteriores.
- Almacenamiento del fichero electrónico.
- Conservación durante al menos un año.
Uno de los aspectos especialmente importantes es la forma de acceso al documento durante una inspección.
La dirección web asociada al DeCA deberá permitir que el documento pueda descargarse directamente. No debería obligar al personal de inspección a introducir un usuario y una contraseña, iniciar sesión o navegar por diferentes pantallas hasta localizar el PDF.
La finalidad es que el Documento electrónico de Control Administrativo pueda consultarse de forma rápida e inmediata durante un control.
¿Qué información debe aparecer en el DeCA?
El documento deberá incorporar los datos exigidos por la normativa reguladora del Documento de Control Administrativo.
Entre otros datos, deberá incluir:
- identificación del cargador contractual;
- identificación del transportista efectivo;
- origen de la mercancía;
- destino del transporte;
- naturaleza de la mercancía;
- peso de la mercancía;
- fecha de realización del transporte;
- matrícula del vehículo utilizado;
- matrícula del remolque o semirremolque cuando corresponda;
- identificación de determinadas autorizaciones especiales cuando resulten necesarias.
Cada una de las partes responde de los datos que legalmente le corresponden.
Por este motivo, la adaptación al DeCA no consiste únicamente en instalar un programa. También será necesario establecer quién introduce la información, quién la comprueba y cómo se comunican las modificaciones que puedan producirse durante el servicio.
¿Qué tendrá que llevar el conductor?
El conductor deberá disponer de la documentación correspondiente antes de iniciar el servicio.
Podrá llevar una copia electrónica que pueda mostrar desde un dispositivo móvil, como un teléfono o una tablet.
También podrá disponer de una copia impresa en papel.
El papel no queda prohibido. Lo que debe ser nativamente digital es el documento original. El conductor puede disponer de una copia electrónica, una copia impresa o del código QR correspondiente en los términos previstos por la regulación.
Este punto es importante porque uno de los errores habituales al hablar del DeCA 2026 es pensar que, desde octubre, estará prohibido llevar cualquier documentación impresa.
No es así.
¿Qué ocurre si cambia el vehículo durante el transporte?
Las modificaciones que afecten al documento deberán realizarse electrónicamente y mantener la trazabilidad de los cambios.
Por ejemplo, si durante el servicio resulta necesario sustituir el vehículo inicialmente previsto, el cambio deberá reflejarse correctamente en el DeCA mediante el procedimiento electrónico correspondiente.
La regulación permite que la modificación se gestione actualizando el fichero electrónico o generando un nuevo PDF, según el procedimiento utilizado por la aplicación.
En cualquier caso, deberá conservarse la trazabilidad de la modificación y facilitar al conductor el documento actualizado.
No será suficiente tachar una matrícula sobre la copia impresa y escribir otra a bolígrafo.
¿Pueden utilizarse otros documentos como DeCA?
En determinados casos, sí.
Otros documentos utilizados habitualmente en el transporte pueden cumplir también la función del Documento de Control Administrativo siempre que incorporen todos los datos obligatorios y respeten los requisitos electrónicos establecidos.
Esto puede resultar especialmente relevante en operaciones relacionadas con:
- cartas de porte;
- mercancías peligrosas;
- transporte y traslado de residuos;
- subproductos animales;
- otras operaciones sometidas a documentación específica.
Por ejemplo, en determinados transportes de residuos podrá estudiarse la utilización del Documento de Identificación del traslado como documento válido también a efectos del DeCA, siempre que incorpore correctamente toda la información necesaria y cumpla las características técnicas exigidas.
Esta posibilidad puede ser importante para evitar duplicidades documentales, aunque deberá comprobarse caso por caso que el documento utilizado contiene toda la información requerida.
¿Durante cuánto tiempo debe conservarse el DeCA?
El cargador contractual y el transportista efectivo deberán garantizar la conservación de los ficheros electrónicos generados durante un periodo mínimo de un año.
Esta obligación hace necesario revisar no solo cómo se genera el documento, sino también dónde se almacena y cómo podrá recuperarse posteriormente.
Antes de implantar una solución tecnológica conviene comprobar:
- dónde se almacenan los documentos;
- quién tiene acceso a ellos;
- si pueden exportarse;
- cómo se realizan las copias de seguridad;
- qué ocurre si se cambia de proveedor tecnológico;
- cómo se recuperaría un DeCA meses después de realizarse el transporte.
La empresa debería evitar depender de un sistema que impida recuperar fácilmente su documentación histórica si posteriormente finaliza la relación con el proveedor.
¿Puede haber sanciones por incumplir el DeCA?
Sí.
La falta del documento de control, la ausencia de determinados datos obligatorios, los incumplimientos relacionados con su conservación o los problemas para presentar la documentación durante una inspección pueden constituir infracciones en materia de transporte.
Determinados incumplimientos pueden situarse en un tramo sancionador de 401 a 600 euros, dependiendo de la conducta concreta y de la calificación jurídica que corresponda.
No existe una única «multa del DeCA». La sanción dependerá de la infracción concreta que se haya cometido.
Los supuestos de falseamiento documental pueden tener consecuencias considerablemente más graves.
DeCA 2026: ¿qué deberían hacer ahora las empresas?
Aunque la fecha obligatoria sea el 5 de octubre de 2026, la adaptación debería comenzar antes.
Estas son diez comprobaciones especialmente importantes:
- Identificar en qué operaciones la empresa actúa como transportista efectivo o como cargador contractual.
- Determinar qué servicios están sujetos al Documento de Control Administrativo.
- Comprobar si el programa de gestión actual podrá generar el DeCA.
- Verificar que el PDF se genera de forma nativamente digital.
- Comprobar cómo se generarán la URL única y el código QR.
- Probar cómo accederá un inspector al documento durante un control.
- Definir cómo recibirá el conductor el PDF o el código QR antes de iniciar el servicio.
- Establecer el procedimiento para realizar modificaciones durante el transporte.
- Determinar dónde se conservarán y cómo se recuperarán los documentos durante al menos un año.
- Formar a conductores, personal administrativo y responsables de tráfico que participen en el proceso.
La fecha que no debe olvidarse: 5 de octubre de 2026
5 de octubre de 2026.
Desde esa fecha, el Documento de Control Administrativo exigible para la realización de transporte público de mercancías por carretera deberá ser necesariamente digital.
Esperar a octubre para comenzar la implantación puede generar problemas operativos, especialmente en empresas que trabajan con varios vehículos, conductores, cargadores, operadores o sistemas de gestión.
Antes de la entrada en vigor resulta conveniente probar el procedimiento completo:
Generación del documento → PDF → QR → URL → acceso → entrega al conductor → modificaciones → conservación.
De esta forma podrán detectarse con antelación posibles problemas de acceso, comunicación con conductores, sustitución de vehículos, almacenamiento o recuperación de documentos.
La adaptación al DeCA 2026 no debería limitarse a instalar una aplicación informática. Será necesario integrar el nuevo sistema en la operativa diaria de la empresa y definir correctamente las responsabilidades de todas las personas que intervienen en el transporte.
Normativa de referencia del DeCA
- Ley 9/2025, de 3 de diciembre, de Movilidad Sostenible.
- Resolución de 5 de junio de 2026, de la Dirección General de Transporte por Carretera y Ferrocarril, sobre las características que deben reunir los sistemas y documentos electrónicos de control administrativo exigidos en los transportes por carretera.
- Orden FOM/2861/2012, de 13 de diciembre, por la que se regula el Documento de Control Administrativo exigible para la realización de transporte público de mercancías por carretera.
Contenido generado con inteligencia artificial.
