Algoritmos laborales y RGPD
Algoritmos laborales y RGPD: 7 obligaciones esenciales para empresas
Los algoritmos laborales y el RGPD exigen una revisión documental cuando tu empresa emplea sistemas automáticos para seleccionar candidaturas, distribuir turnos, evaluar resultados, calcular incentivos o apoyar otras decisiones sobre trabajadores.
La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) publicó el 7 de octubre de 2026 una guía sobre transparencia y garantías de protección de datos en estos sistemas.
La publicación analiza cómo se combinan el Real Decreto 723/2026, vigente desde el 5 de octubre, el Estatuto de los Trabajadores y la normativa de protección de datos.
La guía no es una ley nueva ni convierte todo programa informático en un sistema prohibido. Explica qué debe documentar una organización para informar correctamente y justificar sus decisiones.
Índice
- Qué ha publicado la AEPD
- Qué empresas están afectadas
- Siete controles para cumplir
- Plazos para informar a trabajadores
- Ejemplos de aplicación
- Cómo revisar tu empresa
- Fuentes oficiales
Qué ha publicado la AEPD sobre algoritmos laborales y RGPD
La guía Sistemas algorítmicos en el ámbito laboral. Transparencia y garantías de protección de datos desarrolla el deber de informar cuando una empresa incorpora herramientas algorítmicas o automatizadas a sus procesos de gestión de personal.
También examina la advertencia preventiva AI-00009-2026, relacionada con un proyecto de inteligencia artificial destinado a analizar currículums y puntuar candidaturas.
En ese expediente, la Agencia advirtió sobre la necesidad de valorar los riesgos antes de implantar la herramienta. El procedimiento no concluyó con una sanción por una infracción consumada.
Su interés para las empresas radica en los criterios de prevención que desarrolla: información comprensible, intervención humana efectiva, evaluación de impacto cuando corresponda y responsabilidad del empleador que adopta la herramienta.
El artículo 3.2.k del Real Decreto 723/2026 exige informar de la existencia de sistemas algorítmicos o automatizados de toma de decisiones.
Cuando influyen en las condiciones de trabajo, el documento informativo debe describir también sus pautas, criterios y reglas de funcionamiento. Esta información no se sustituye mediante una referencia genérica al convenio colectivo.
Qué empresas deben revisar los algoritmos laborales y el RGPD
La obligación no depende de tener una plantilla grande ni de contratar una plataforma denominada expresamente «inteligencia artificial».
Lo determinante es el uso real del sistema. Una aplicación de selección de personal que ordena candidatos, un programa que asigna turnos mediante reglas automáticas o una herramienta que puntúa el rendimiento merecen revisión.
También hay que diferenciar los programas administrativos convencionales.
Registrar entradas y salidas o calcular una nómina siguiendo órdenes definidas no equivale, por sí mismo, a adoptar una decisión laboral automatizada sobre una persona.
La empresa debe estudiar las funciones concretas y determinar si el sistema interviene en las decisiones enumeradas por la norma.
El capítulo II del Real Decreto 723/2026 se aplica, con carácter general, a relaciones laborales de duración superior a cuatro semanas.
Existen disposiciones específicas para pesca, gente de mar, relaciones laborales especiales y empleo público.
Las obligaciones de protección de datos se valoran por separado cuando se tratan datos personales.
7 controles sobre algoritmos laborales y RGPD
1. Identificar los sistemas que influyen en decisiones laborales
Prepara un inventario de aplicaciones y procesos que afecten a contratación, horarios, tareas, salarios variables, ascensos, cambios de centro o finalización de contratos.
Incluye herramientas externas y módulos añadidos al software de recursos humanos.
Registra el proveedor, la finalidad, los datos de entrada y quién toma la decisión final.
Este inventario permite separar sistemas meramente auxiliares de herramientas que recomiendan o determinan resultados sobre personas.
También ayuda a detectar funcionalidades activadas sin revisión previa del departamento responsable.
2. Explicar las pautas, los criterios y las reglas relevantes
La transparencia exigida por el Real Decreto no se cumple mediante la frase «la empresa usa inteligencia artificial».
Cuando el sistema interviene en decisiones sobre condiciones de trabajo, la explicación debe permitir comprender qué factores influyen y cómo se emplean.
No es necesario entregar el código fuente de un programa por el simple hecho de informar.
Por ejemplo, si una aplicación prioriza solicitudes de turno según antigüedad, disponibilidad y cobertura mínima, esos elementos deben explicarse de forma comprensible.
Si el programa recomienda una puntuación de candidaturas, conviene describir qué información examina y cómo influye en la valoración.
3. Informar individualmente a las personas trabajadoras
El deber del artículo 3 del Real Decreto es individual.
La empresa debe entregar la información por escrito y conservar prueba de su transmisión o recepción.
El soporte electrónico resulta válido cuando el documento es accesible, se puede almacenar e imprimir.
Si los datos ya aparecen completos en el contrato escrito que obra en poder de la persona trabajadora, no hace falta duplicarlos.
La información debe adaptarse a las funciones existentes en la empresa.
Una plantilla genérica sin relación con las reglas del sistema no acredita necesariamente el cumplimiento.
También hay que comunicar los cambios relevantes en las condiciones informadas.
4. Atender el derecho de información de la representación legal
El artículo 64.4.d del Estatuto de los Trabajadores reconoce a la representación legal de los trabajadores el derecho a recibir información sobre parámetros, reglas e instrucciones en los que se basan algoritmos o sistemas de inteligencia artificial que inciden en decisiones laborales.
Es un deber distinto de la información individual regulada por el Real Decreto 723/2026.
Si existe representación legal, conviene identificar qué documentación se entrega a esta y cuál se facilita a cada trabajador.
No debe presumirse que una comunicación colectiva sustituye los derechos individuales, ni a la inversa.
5. Comprobar las bases jurídicas y los riesgos de protección de datos
Los algoritmos laborales y el RGPD deben analizarse conjuntamente cuando se usan datos personales.
El responsable tiene que identificar la finalidad, la base jurídica, los datos tratados, su procedencia, los destinatarios y el plazo de conservación.
Las puntuaciones, predicciones e inferencias vinculadas a personas identificadas también constituyen datos personales cuando permiten conocer o valorar aspectos individuales.
No es correcto presentar el consentimiento del trabajador como fundamento automático de todos estos tratamientos.
La relación laboral condiciona la libertad para consentir.
Hay que determinar la base adecuada para cada operación y verificar el cumplimiento de los principios de minimización, exactitud y proporcionalidad.
Cuando el tratamiento entrañe probablemente un alto riesgo para los derechos y libertades, corresponde realizar una evaluación de impacto relativa a la protección de datos antes de ponerlo en marcha.
La guía recuerda que esta evaluación no se exige de manera indiscriminada por usar cualquier algoritmo.
6. Garantizar intervención humana cuando corresponda
El artículo 22 del RGPD establece garantías específicas para determinadas decisiones basadas únicamente en tratamientos automatizados que produzcan efectos jurídicos o afecten significativamente de forma similar a una persona.
No se aplica sin más a todo sistema de puntuación o de ayuda a la decisión.
La supervisión humana debe ser real, no una firma automática sobre el resultado propuesto por la aplicación.
La persona revisora necesita formación suficiente, acceso a los factores relevantes, capacidad para modificar la recomendación y tiempo para examinar cada caso.
La AEPD recomienda conservar evidencias de esta supervisión y revisar si existe dependencia sistemática de las puntuaciones automáticas.
7. Revisar proveedores, contratos y evidencias
La compra de una herramienta externa no traslada automáticamente al proveedor todas las responsabilidades.
La empresa usuaria debe determinar su posición en el tratamiento y comprobar los contratos, accesos, ubicaciones de los datos y posibles transferencias internacionales.
Si el proveedor actúa como encargado del tratamiento, debe existir el acuerdo exigible por el artículo 28 del RGPD.
Documenta las pruebas del sistema, sus actualizaciones, la revisión de resultados, las incidencias detectadas y las medidas correctoras.
Cuando cambien las variables, la finalidad o el modelo, revisa si hay que actualizar la evaluación jurídica y la información a las personas afectadas.
Plazos de información establecidos en el Real Decreto 723/2026
Para nuevas relaciones laborales comprendidas en el capítulo II, la información del artículo 3 debe facilitarse antes del inicio de la relación.
Si la empresa modifica las condiciones a las que se refieren los artículos 3 y 4, debe comunicar el cambio lo antes posible y, como máximo, el día en que surta efecto, con las excepciones previstas legalmente.
Para las relaciones existentes el 5 de octubre de 2026, la disposición transitoria única establece una regla específica:
Si el trabajador solicita información que todavía no tiene, la empresa dispone de 30 días hábiles desde la recepción de la solicitud para entregarla.
No se trata de un plazo general de 30 días contado desde la entrada en vigor para entregar de nuevo todos los documentos a toda la plantilla.
El RD 723/2026 también amplía otros contenidos de la información sobre condiciones de trabajo, como elementos salariales, jornada, formación, planes de igualdad, protocolos de acoso y convenios aplicables.
La guía de la AEPD se centra en la intersección entre las obligaciones laborales y la protección de datos.
Ejemplos de algoritmos laborales y RGPD en una pyme
Programa de turnos
Una empresa de veinte trabajadores emplea un sistema que propone turnos según reglas de disponibilidad, prioridades y necesidades de servicio.
Debe examinar si el programa interviene en decisiones sobre distribución de jornada y documentar qué criterios aplica.
Si procesa datos personales, también debe revisar su legitimación y las garantías del RGPD.
Selección de personal mediante IA
Un departamento de recursos humanos incorpora una herramienta que lee currículums y asigna puntuaciones.
La empresa debe valorar si los criterios generan sesgos, si se elaboran inferencias personales, qué información recibe cada candidato y qué capacidad efectiva tiene la persona encargada de seleccionar.
La advertencia preventiva AI-00009-2026 de la AEPD ofrece criterios sobre este supuesto.
Incentivos y evaluación de rendimiento
Una aplicación calcula puntuaciones que determinan complementos salariales o progresión profesional.
El empleador debe explicar las pautas y reglas relevantes, identificar el origen de los datos y comprobar los mecanismos de revisión y reclamación.
También debe informar a la representación legal en los supuestos previstos por el Estatuto de los Trabajadores.
Qué debe revisar ahora tu empresa
El primer paso es comprobar si tienes herramientas automatizadas que intervienen en decisiones laborales.
Si las hay, identifica cada finalidad y verifica si la documentación entregada a trabajadores describe los sistemas y sus criterios.
Revisa las evidencias de entrega, las obligaciones frente a la representación legal y los tratamientos de datos personales.
Después, comprueba las garantías técnicas y contractuales: quién administra la herramienta, qué información recibe el proveedor, dónde se almacena, cómo se controla el acceso y si el personal responsable dispone de instrucciones para revisar los resultados.
No todos los casos requieren las mismas medidas, pero la empresa debe justificar su análisis.
En Gestión de Implantaciones trabajamos la revisión documental de protección de datos, las obligaciones laborales y la implantación documental de inteligencia artificial.
Si necesitas revisar un sistema en uso, puedes contactar con nuestro equipo para delimitar el alcance de la revisión.
Fuentes oficiales sobre algoritmos laborales y RGPD
- AEPD, Sistemas algorítmicos en el ámbito laboral. Transparencia y garantías de protección de datos, 7 de octubre de 2026.
- Real Decreto 723/2026, de 9 de septiembre, texto consolidado del BOE.
- Estatuto de los Trabajadores, artículo 64.4.d, texto consolidado.
Contenido preparado con asistencia de inteligencia artificial y contrastado con las fuentes oficiales indicadas.
